Аудиторская фирма « ЦБА » предлагает свои услуги

Архивный аудит документов

(упорядочение документов)

Аудиторская фирма “ЦБА”  с 1998 года проводит архивный аудит  и экспертизу документов предприятий, банков, финансовых учереждений, организаций.

Если организация имеет не упорядоченые документы, которые сохраняются в не обустроеных  для этого помещениях и могут быть просто потеряны, то в избежании этих проблем, было б целесообразно провести работу с архивного аудита (упорядочение документации).

Представители службы архивного аудита проводят:

предварительный архивный аудит:

• ознакомление и согласование с клиентом необходимого объема работы;

инвентаризацию:

• отнесение дел по статьям в соответствии с перечнем типовых документов;
• отбор дел, находящихся в неудовлетворительном состоянии с одновременным составлением акта на  их уничтожение;
• отбор дел по срокам хранения и статьям;

экспертизу ценностей документов:

• отбор документов с целью оценки экономического значения и практической целесообразности их хранения;
• составление протокола по экспертизе ценностей документов

систематизацию документов по  личному составу:

• личных дел;
• приказов по личному составу (приём, перемещение, увольнение);
• личных счетов (карточки) по начислению заработной платы по годам работы работников;
• ведомостей по начислению заработной платы сотрудников;
• составление описи документов по личному составу в хронологическом и алфавитном порядке.

отбор документов на  уничтожение с  истёкшими сроками хранения:

• составление Акта на уничтожение документов (Акт о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих хранению);
• вывоз документов, с истекшими сроками хранения, для уничтожения;

переплёт и оформление  документов:

• по личному составу;
• по бухгалтерскому учету;
• постоянного срока хранения.

Законодательные нормы по хранению документов

Упорядочение документации зависит от собственников и от их понимания роли архива в деловой деятельности организации и его значение для защиты долгосрочных интересов организаций, её сотрудников и клиентов.

Рано или позно документов становится так много, что они перестают помещатся в офисе в шкафах и на полках.

Согласно пункту 6 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, первичные документы и учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив предприятия.

При отсутствии архива у предприятия упорядоченые документы должны храниться в бухгалтерии в специальных закрытых шкафах под ответственность лица, уполномоченого главным бухгалтером.

Оформление и хранение документов, на которых строится бухгалтерский и налоговый учет предприятия, регламентируется  Законом «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом МФУ от 24.05.95г. № 88, Постановлением КМУ от 17 октября 1997г. № 1153 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти».

В законодательстве Украины также предусмотрена криминальная ответственность (статья 357 п.1 и стастья 221 Криминального Кодекса Украины) за потерю документации, что отображает хозяйственную деятельность организации.

Сроки хранения документов определяются согласно Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти  и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденных приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98г. № 41.

Документы по личному составу, к ним относятся приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы работникам и др.  имеют длительные сроки хранения, т.к. являются основанием для выдачи справок о трудовом стаже, заработной плате и др. Они хранятся на предприятии 75 лет.

Уничтожению подлежат документы временного (не постоянного) хранения, не имеющие научной и практической ценности.

Отобранные к уничтожению документы передаются организациям, занимающимся заготовкой вторсырья.

Бухгалтерские документы подлежат уничтожению с учетом сроков хранения при условии завершения проверки их государствеными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства.