Архивный аудит документов

Архивный аудит документов

Упорядочение документации зависит от собственников и от их понимания роли архива в деловой деятельности организации и его значение для защиты долгосрочных интересов организаций, её сотрудников и клиентов.

Управление архивного аудита Аудиторской фирмы “ЦБА”  с 1998 года проводит архивный аудит  и экспертизу документов в целях упорядочения, определения комплексности и всесторонней оценки документов, а также при отборе  их для  дальнейшего хранения.

Основные направления архивного аудита:

  • инвентаризация документов;
  • упорядочение документов;
  • экспертиза ценности документов;
  • обработка дел  личного состава и дел постоянного сроков хранения;
  • систематизация дел временного хранения;
  • своевременное и конфиденциальное уничтожение документов после истечения сроков хранения;
  • переплетные работы;
  • консультации по вопросам архивной обработки документов в процессе выполнения работ.

Десять этапов к упорядочению документов

I этап – Проведение предварительного архивного аудита:

  • ознакомление и согласование с клиентом необходимого объема работы;
  • установление критерия существенности - минимизация финансовых и временных затрат.

II этап – Инвентаризация – определение объёма ( количества дел) и их состава в единицах учета хранения:

  • отнесение дел по статьям в соответствии с номенклатурой дел и перечнем типовых документов;
  • отбор дел, находящихся в неудовлетворительном состоянии с одновременным составлением акта на уничтожение;

III этап - Отбор дел по срокам хранения и статьям в соответствии с «Перечнем типовых документов» от 20.07.98г. № 41; постановлением Правления НБУ от 08.12.2004г.   №  601):

  • отбор дел по срокам хранения документов.
  • определение срока хранения документов.

IV этап  - Экспертиза ценностей документов:

  • просмотр и отбор документов с целью оценки экономического значения и практической целесообразности;
  • составление заключения по экспертизе ценностей документов (заключение экспертизы ценностей документов является основанием  включения в опись документов для передачи их в архив).

V этап  – Отбор документов постоянного срока хранения:

  • полистный просмотр дел (изымаются дублетные экземпляры документов, черновики и т.д.);
  • упорядочение документации (сортировка в хронологическом порядке и полистной нумерацией);
  • составление внутренней описи;
  • результат проведенного аудита - составление описи документов постоянного срока хранения в хронологическом порядке.

VI этап – Отбор документов длительного срока хранения (свыше 10 лет):

  • систематизация и унификация архивного описания дел длительного хранения;
  • результат проведенного аудита - составление описи документов для  длительного срока хранения в хронологическом порядке.

VII этап– Отбор документов временного срока хранения (до 10 лет):

  • систематизация и унификация архивного описания дел временного срока хранения;
  • результат проведенного аудита - составление описи документов временного срока хранения в хронологическом порядке.

VIII этап–Систематизация документов  личного состава:

  • личных дел;
  • приказов по личному составу (приём, перемещение, увольнение);
  • личных счетов (карточки) по начислению заработной платы в пределах года;
  • ведомостей по начислению заработной платы сотрудников в пределах года (при отсутствии личных карточек);
  • результат проведенного аудита - составление описи документов по личному составу в хронологическом  и алфавитном порядке.
  • Составление  исторической  справки  деятельности;

IX этап – Отбор документов на  уничтожение с  истёкшими сроками хранения и утраченной практической ценностью:

  • отбор документов на с истекшими сроками хранения;
  • составление Акта на уничтожение документов, с истёкшими сроками хранения;
  • вывоз документов, с истёкшими сроками хранения, для уничтожения на предприятие «Укрвторресурсы» при соблюдении режима полной конфиденциальности.

X этап  – Переплёт  и  оформление  документов:

  • по личному составу;
  • по бухгалтерскому учету;
  • постоянного срока хранения.

сайт создан компанией сделать сайт