Архивный аудит документов
 Упорядочение документации зависит от собственников и от их понимания роли архива в деловой деятельности организации и его значение для защиты долгосрочных интересов организаций, её сотрудников и клиентов.
Управление архивного аудита Аудиторской фирмы “ЦБА” с 1998 года проводит архивный аудит и экспертизу документов в целях упорядочения, определения комплексности и всесторонней оценки документов, а также при отборе их для дальнейшего хранения.
Основные направления архивного аудита:
-
инвентаризация документов;
-
упорядочение документов;
-
экспертиза ценности документов;
-
обработка дел личного состава и дел постоянного сроков хранения;
-
систематизация дел временного хранения;
-
своевременное и конфиденциальное уничтожение документов после истечения сроков хранения;
-
переплетные работы;
-
консультации по вопросам архивной обработки документов в процессе выполнения работ.
Десять этапов к упорядочению документов
I этап – Проведение предварительного архивного аудита:
- ознакомление и согласование с клиентом необходимого объема работы;
- установление критерия существенности - минимизация финансовых и временных затрат.
II этап – Инвентаризация – определение объёма ( количества дел) и их состава в единицах учета хранения:
- отнесение дел по статьям в соответствии с номенклатурой дел и перечнем типовых документов;
- отбор дел, находящихся в неудовлетворительном состоянии с одновременным составлением акта на уничтожение;
III этап - Отбор дел по срокам хранения и статьям в соответствии с «Перечнем типовых документов» от 20.07.98г. № 41; постановлением Правления НБУ от 08.12.2004г. № 601):
- отбор дел по срокам хранения документов.
- определение срока хранения документов.
IV этап - Экспертиза ценностей документов:
- просмотр и отбор документов с целью оценки экономического значения и практической целесообразности;
- составление заключения по экспертизе ценностей документов (заключение экспертизы ценностей документов является основанием включения в опись документов для передачи их в архив).
V этап – Отбор документов постоянного срока хранения:
- полистный просмотр дел (изымаются дублетные экземпляры документов, черновики и т.д.);
- упорядочение документации (сортировка в хронологическом порядке и полистной нумерацией);
- составление внутренней описи;
- результат проведенного аудита - составление описи документов постоянного срока хранения в хронологическом порядке.
VI этап – Отбор документов длительного срока хранения (свыше 10 лет):
- систематизация и унификация архивного описания дел длительного хранения;
- результат проведенного аудита - составление описи документов для длительного срока хранения в хронологическом порядке.
VII этап– Отбор документов временного срока хранения (до 10 лет):
- систематизация и унификация архивного описания дел временного срока хранения;
- результат проведенного аудита - составление описи документов временного срока хранения в хронологическом порядке.
VIII этап–Систематизация документов личного состава:
- личных дел;
- приказов по личному составу (приём, перемещение, увольнение);
- личных счетов (карточки) по начислению заработной платы в пределах года;
- ведомостей по начислению заработной платы сотрудников в пределах года (при отсутствии личных карточек);
- результат проведенного аудита - составление описи документов по личному составу в хронологическом и алфавитном порядке.
- Составление исторической справки деятельности;
IX этап – Отбор документов на уничтожение с истёкшими сроками хранения и утраченной практической ценностью:
- отбор документов на с истекшими сроками хранения;
- составление Акта на уничтожение документов, с истёкшими сроками хранения;
- вывоз документов, с истёкшими сроками хранения, для уничтожения на предприятие «Укрвторресурсы» при соблюдении режима полной конфиденциальности.
X этап – Переплёт и оформление документов:
- по личному составу;
- по бухгалтерскому учету;
- постоянного срока хранения.
|
