Аудиторская фирма « ЦБА » предлагает свои услуги
Архивный аудит документов
(упорядочение документов)
Аудиторская фирма “ЦБА” с 1998 года проводит архивный аудит и экспертизу документов предприятий, банков, финансовых учереждений, организаций.
Если организация имеет не упорядоченые документы, которые сохраняются в не обустроеных для этого помещениях и могут быть просто потеряны, то в избежании этих проблем, было б целесообразно провести работу с архивного аудита (упорядочение документации).
Представители службы архивного аудита проводят:
предварительный архивный аудит:
- ознакомление и согласование с клиентом необходимого объема работы;
инвентаризацию:
- отнесение дел по статьям в соответствии с перечнем типовых документов;
- отбор дел, находящихся в неудовлетворительном состоянии с одновременным составлением акта на их уничтожение;
- отбор дел по срокам хранения и статьям;
экспертизу ценностей документов:
- отбор документов с целью оценки экономического значения и практической целесообразности их хранения;
- составление протокола по экспертизе ценностей документов
систематизацию документов по личному составу:
- личных дел;
- приказов по личному составу (приём, перемещение, увольнение);
- личных счетов (карточки) по начислению заработной платы по годам работы работников;
- ведомостей по начислению заработной платы сотрудников;
- составление описи документов по личному составу в хронологическом и алфавитном порядке.
отбор документов на уничтожение с истёкшими сроками хранения:
- составление Акта на уничтожение документов (Акт о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих хранению);
- вывоз документов, с истекшими сроками хранения, для уничтожения;
переплёт и оформление документов:
- по личному составу;
- по бухгалтерскому учету;
- постоянного срока хранения.
Законодательные нормы по хранению документов
Упорядочение документации зависит от собственников и от их понимания роли архива в деловой деятельности организации и его значение для защиты долгосрочных интересов организаций, её сотрудников и клиентов.
Рано или позно документов становится так много, что они перестают помещатся в офисе в шкафах и на полках.
Согласно пункту 6 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, первичные документы и учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив предприятия.
При отсутствии архива у предприятия упорядоченые документы должны храниться в бухгалтерии в специальных закрытых шкафах под ответственность лица, уполномоченого главным бухгалтером.
Оформление и хранение документов, на которых строится бухгалтерский и налоговый учет предприятия, регламентируется Законом «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом МФУ от 24.05.95г. № 88, Постановлением КМУ от 17 октября 1997г. № 1153 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти».
В законодательстве Украины также предусмотрена криминальная ответственность (статья 357 п.1 и стастья 221 Криминального Кодекса Украины) за потерю документации, что отображает хозяйственную деятельность организации.
Сроки хранения документов определяются согласно Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденных приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98г. № 41.
Документы по личному составу, к ним относятся приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы работникам и др. имеют длительные сроки хранения, т.к. являются основанием для выдачи справок о трудовом стаже, заработной плате и др. Они хранятся на предприятии 75 лет.
Уничтожению подлежат документы временного (не постоянного) хранения, не имеющие научной и практической ценности.
Отобранные к уничтожению документы передаются организациям, занимающимся заготовкой вторсырья.
Бухгалтерские документы подлежат уничтожению с учетом сроков хранения при условии завершения проверки их государствеными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства.
